Was ist eine Apostille?

Apostille ist das Dokumentationsinstrument, mit dem eine Regierungsabteilung ein Dokument als echt authentifiziert und es damit für die Verwendung in einem anderen Mitgliedsland unter den 1961 festgelegten Bedingungen legalisiert. Sobald ein Dokument apostilliert wurde und somit die offizielle Authentifizierung der darauf erscheinenden Unterschriften und Stempel durch die Regierung erfolgt, gilt es automatisch als für die Verwendung in einem anderen Mitgliedsland legalisiert.

Was ist das Haager Übereinkommen?

Dies ist eine zwischenstaatliche Konvention, die die Einrichtung eines vereinfachten Systems vorsah, mit dem Unterlagen aus einem Mitgliedsland leicht als authentisch in einem anderen Mitgliedsland anerkannt werden können. Die Normen wurden im Haager Übereinkommen vom 6. Oktober 1961 festgelegt.

Es gibt die Modalitäten an, durch die ein Dokument, das in einem der Unterzeichnerländer ausgestellt wurde, für rechtliche Zwecke in allen anderen Unterzeichnerstaaten zertifiziert werden kann. Eine solche Bescheinigung ist die Apostille. Es handelt sich um eine internationale Zertifizierung, die mit einer Beglaubigung nach innerstaatlichem Recht vergleichbar ist, und ergänzt normalerweise eine örtliche Beglaubigung des Dokuments.

Apostillen werden von zuständigen Behörden angebracht, die von der Regierung eines Staates benannt wurden, der Vertragspartei des Übereinkommens ist. Eine Liste dieser Behörden wird von der Haager Konferenz für internationales Privatrecht geführt. Beispiele für benannte Behörden sind Botschaften, Ministerien, Gerichte oder (lokale) Regierungen. Im Vereinigten Königreich beispielsweise werden alle Apostillen vom Außenministerium ausgestellt.

Um förderfähig für eine Apostille zu sein, muss ein Dokument zuerst von einem Beamten ausgestellt oder beglaubigt werden, der von der Behörde, die die Apostille ausstellt, anerkannt ist.

Die Apostille selbst ist ein Stempel oder eine gedruckte Form, die aus 10 nummerierten Standardfeldern besteht. Oben steht der Text APOSTILLE, unter dem das Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 steht. In den nummerierten Feldern werden folgende Informationen hinzugefügt:

Land

Dieses öffentliche Dokument wurde unterzeichnet von ........... in der
Fähigkeit von .................. trägt das Siegel / den Stempel von ... .............

Zertifiziert am .........  von ... .......... No ... ... Siegel / Stempel ... ........ Unterschrift

Die Informationen können auf der (Rückseite des) Dokuments selbst platziert oder als Allonge an das Dokument angehängt werden.

In der Konvention werden vier Arten von Dokumenten erwähnt: Gerichtsdokumente, Verwaltungsdokumente (z. B. Zivilstandsdokumente), notarielle Handlungen, amtliche Bescheinigungen, die auf Dokumenten angebracht sind, die von Personen in ihrer privaten Eigenschaft unterzeichnet wurden, wie offizielle Bescheinigungen über die Registrierung eines Dokuments oder die Tatsache, dass es zu einem bestimmten Datum vorhanden war, sowie offizielle und notarielle Beglaubigungen von Unterschriften, alle pädagogischen, nicht pädagogischen Dokumente, kommerziellen Dokumente.

Ein Staat, der das Übereinkommen nicht unterzeichnet hat, muss angeben, wie ausländische Rechtsdokumente für seine Verwendung zertifiziert werden können. Zwei Länder haben möglicherweise eine spezielle Konvention über die Anerkennung der öffentlichen Dokumente des jeweils anderen, in der Praxis ist dies jedoch selten. Andernfalls muss das Dokument vom Außenministerium des Landes, aus dem das Dokument stammt, und dann vom Außenministerium der Regierung des Staates, in dem das Dokument verwendet wird, beglaubigt werden. Eine der Zertifizierungen wird häufig in einer Botschaft oder einem Konsulat durchgeführt. In der Praxis bedeutet dies, dass das Dokument zweimal beglaubigt werden muss, bevor es im Empfangsland rechtswirksam werden kann.

Die Apostille gibt keine Auskunft über die Qualität des Dokuments, sondern bestätigt die Unterschrift und Richtigkeit der Siegel / Stempel auf dem Dokument, das bestätigt werden muss. Ein Risiko besteht darin, dass die verschiedenen Regierungsstempel dem Dokument einen authentischen Charakter verleihen, ohne dass jemand das zugrunde liegende Dokument überprüft hat. Daher hat die Haager Konferenz im Februar 2009 beschlossen, die Formulierung der Apostille zu ändern, um deutlich zu machen, dass niemand dies überprüft hat ob das beglaubigte Dokument echt oder gefälscht ist. Der neue Wortlaut lautete wie folgt. "Diese Apostille bescheinigt nur die Unterschrift, die Kapazität des Unterzeichners und das Siegel oder den Stempel, den sie trägt. Sie bescheinigt nicht den Inhalt des Dokuments, für das sie ausgestellt wurde."

Die Konvention gilt für alle Mitglieder der Europäischen Union und alle außer 10 Mitgliedern der Haager Konferenz für internationales Privatrecht. Die jüngsten Länder, die dem Übereinkommen beitreten, sind Nicaragua (Inkrafttreten am 14. Mai 2013) und Bahrain (Inkrafttreten am 31. Dezember 2013).

Die Haager Konferenz hat derzeit 78 Mitglieder: 77 Staaten und 1 Organisation für regionale Wirtschaftsintegration. Es gibt einen Unterschied zwischen „Mitgliedern” (der Haager Konferenz) und „Vertragsparteien“ (eines Haager Übereinkommens): Die unten aufgeführten Staaten / regionale Wirtschaftsintegration haben das Statut akzeptiert und sind Mitglieder der Haager Konferenz für internationales Privatrecht.

A

• Aegypten
• Albanians
• Andorra
• Argentinien
• Armenien
• Aserbaidschan
• Australien

B

• Belgien
• Bosnien und Herzegowina
• Brasilien
• Bulgarien
• Burkina Faso

C

• Chile
• Costa Rica

D

• Dänemark
• Deutschland
• Dominikanische Republik

E

• Ecuador
• Estland
• Europäische Union

F

• Finnland
• Frankreich

G

• Georgien
• Griechenland

I

• Indien
• Irland
• Island
• Israel
• Italien

J

• Japan
• Jordanien

K

• Kanada
• Kasachstan
• Kroatien

L

• Lettland
• Litauen
• Luxemburg

M

• Malaysia
• Malta
• Marokko
• Mauritius
• Mexiko
• Monaco
• Montenegro

N

• Neuseeland
• Niederlande
• Norwegen

O

• Österreich

P

• PanamaParaguay
• Peru
• Philippinen
• Polen
• Portugal

R

• Republik Korea
• Republik Moldau
• Republik Nordmazedonien
• Rumänien
• Russische Föderation

S

• Sambia
• Saudi Arabien
• Schweden
• Schweiz
• Serbien
• Singapur
• Slowakei
• Slowenien
• Spanien
• Sri Lanka
• Südafrika
• Suriname

T

• Tschechische Republik
• Tunesien
• Türkei

U

• Ukraine
• Ungarn
• Uruguay
• Usbekistan

V

• Venezuela
• Vereinigtes Königreich Großbritannien
• Vereinigte Staaten von Amerika
• Vietnam
• Volksrepublik China

W

• Weißrussland

Z

• Zypern